Tholen - A4'tjes in het orderbakje in het magazijn. Bij menig sorteer- of handelsbedrijf is het een vertrouwd gezicht. "Dit kan anders," dachten Pieterjan Douma en zijn compagnon Raymond van Rijs. Een einde maken aan de uitwisseling van papieren documenten tussen kantoor en magazijn en ondertussen de volledige administratieve bedrijfsvoering in één digitaal systeem onderbrengen: deze doelstellingen hadden de twee IT'ers voor ogen toen ze in 2021 begonnen met het ontwerpen van AGF-software. "We zijn er twee jaar mee bezig geweest."
Orderpagina met details over de klaar te maken order
Pieterjan is niet alleen informaticus, hij heeft in Zeewolde enkele jaren meegedraaid in een biologisch teelt- en handelsbedrijf gespecialiseerd in rode bieten, Bio Beta, waarvan de eigenaren een paar jaar geleden ook het uienbedrijf TVA Organics hebben opgericht. "Toen ik er werkte, werden de procesgegevens in Excel bijgehouden. Maar op een gegeven moment loopt de spreadsheet vast. In onze zoektocht naar een ERP-programma zag ik dat zelfs de gevestigde softwareoplossingen niet altijd aansluiten op wat er in de praktijk gebeurt. Ik had toen al een klein IT-bedrijf samen met Raymond en we besloten zelf iets uit te tekenen."
Planningsoverzicht voor de administratie
Kleinere foutenlast
AGFadmin – zo heet de software die sinds 2021 op de markt is – automatiseert repetitieve handelingen, bespaart tijd en haalt de foutenlast omlaag. Van de binnenkomst van de uien of aardappelen en van de planning in het magazijn tot de uitgaande orders richting afnemers en alle facetten die daaromheen zitten, zoals voorraad, certificeringen, verpakking en logistiek, de gehele bedrijfsvoering wordt in het systeem vastgelegd. "Dit systeem is gegroeid vanuit de praktijk van een teler die gaandeweg ook verpakker werd en steeds meer volumes haalde bij andere telers," vertelt Pieterjan.
Snel orders kunnen verwerken bespaart tijd. AGFadmin doet dit door per klant te werken met standaard orders inzake fust, maten, prijzen en transport. "Afnemers hanteren hooguit vier of vijf verschillende opties qua product- en fustspecificaties. Stel dat klant A gewoonlijk kratjes van 4 kilo uien bestelt. Als die klant dan een order van vijf pallets plaatst, dan volstaat het dat laatste cijfer in het systeem in te voeren, waarna het programma zelf uitrekent hoeveel kilo uien er moeten worden gesorteerd en verpakt. Door te voorzien in een aantal standaardorders per klant proberen we de veelheid aan verpakkingssamenstellingen beheersbaar te houden."
Planning weekoverzicht voor medewerkers in de schuur
Transparante afrekening
Aan de andere kant van de keten voorziet de software in een transparante afrekening voor de telers die (in een pool) product leveren. Het systeem houdt immers bij hoeveel product er binnen is gekomen per teler, hoeveel er is verkocht en welke kosten daarvoor zijn gemaakt. De kostenstructuur, zowel wat fust, arbeid of transport betreft, wordt automatisch berekend op basis van ingevoerde gegevens. In het geval van arbeid kan dat door middel van een uurtarief per kilogram output. Traceerbaarheid is mogelijk op telers- en zelfs perceelniveau. En verloopt een bepaald certificaat van een leverancier, dan wordt automatisch een melding geactiveerd.
AGFadmin kan niet alleen worden gekoppeld aan boekhoudpakketten, er zijn verbindingen mogelijk met de weegbrug, de sorteerlijn of de verpakkingslijn. "Het scheelt achteraf een hoop discussies met telers als je met harde cijfers kunt aantonen wat het verlies was bij het sorteren van een partij aardappelen," legt Pieterjan uit.
Scherm waarop chauffeurs hun handtekening kunnen plaatsen
Inzicht en gebruiksgemak
Als voordelen van het systeem noemt de informaticus ook het te allen tijde up-to-date hebben van alle data – "het programma rekent continu door" –, het inzichtelijk houden van de bedrijfsvoering en ten slotte het gebruiksgemak. "De software is meertalig, zodat ook buitenlandse uitzendkrachten er in hun moedertaal mee aan de slag kunnen. Daarnaast proberen we de toepassing qua knopjes en invulvelden behapbaar te maken. De applicatie is voor de mensen in het magazijn zo ver uitgekleed dat ze alleen maar te zien krijgen wat ze ook daadwerkelijk nodig hebben. Daar wordt prettig op gereageerd," aldus Pieterjan.
Scherm in plaats van papier
Omdat de orders in het magazijn op het scherm van een tablet verschijnen, wordt bovendien een einde gemaakt aan het uitwisselen van papieren tussen kantoor en loods. "Ook de chauffeur die een order komt ophalen zet zijn handtekening op het scherm, waarna een digitaal kopietje van dit document automatisch naar de afnemer wordt gezonden. Het enige papieren formulier in het gehele orderproces is de vrachtbrief die de chauffeur verplicht bij zich moet hebben in de auto," legt de IT'er uit.
Pagina met informatie over telers, percelen, financiën en certificaten
Voor een vast bedrag per jaar kunnen handelaren een onbeperkt aantal gebruikers laten inloggen op het systeem. "Ook alle wijzigingen die de werknemers doen, worden per gebruiker vastgelegd. Zo kan het management altijd terugzien wie wat wanneer heeft gedaan," besluit Pieterjan.
Dit artikel verscheen eerder in editie 1, 39e jaargang van Primeur. Zie hiervoor www.agfprimeur.nl.
Voor meer informatie:
AGFadmin
Arkerpad 5
3896 LP, Zeewolde 
Tel: 06-13702129
info@agfadmin.nl
https://agfadmin.nl