Tholen - AGF en PDF zijn drielettercombinaties die bekend in de oren klinken. Maar wat met ERP, API en OCR? Nee, dit artikel wordt geen technisch traktaat waarin deze termen één voor één tot op het bot worden ontleed. Maar ze liggen wel aan de basis van het feit dat een inkomende factuur niet meer gecontroleerd hoeft te worden. Toch niet manueel, niet door een kantoormedewerker. Een softwaresysteem kan het nu automatisch. Dit vraagt om enige uitleg.
Eigenlijk komt er ook een beetje AI aan te pas. Twee letters maar, en bovendien is de kans heel groot dat dit begrip een belletje doet rinkelen. Artificial Intelligence, oftewel kunstmatige intelligentie. "AI is een containerbegrip en een trend," zegt Hans de Wit, commercieel directeur en mede-eigenaar van Fresh IT Services, het bedrijf dat drie jaar geleden FreshERP, een standaard softwarepakket voor handels- en distributiebedrijven in de AGF-sector, heeft overgenomen van Coöperatieve Caswell IT Group. "En sindsdien hebben we steeds meer functionaliteiten toegevoegd aan het systeem, onder meer met toepassingen die gebruikmaken van machine learning-algoritmes en dus AI."
Factuur met datavelden uitgelicht
Voor klein en groot
FreshERP is een geïntegreerd pakket voor AGF-bedrijven waarmee inkoop, verkoop, complexe importfaciliteiten, voorraad- en partijadministratie, fustadministratie, douanefunctionaliteiten, kwaliteitscontrole, financiële administratie en warehouse management kan worden geautomatiseerd. FreshERP is toepasbaar voor bedrijven met enkele tot honderden medewerkers.
"Steeds meer bedrijven zijn op zoek naar het automatiseren van terugkerende administratieve werkzaamheden. FreshERP probeert een antwoord te geven op die behoefte. Dat doen we onder meer door samenwerkingen met andere softwarebedrijven die ons toelaten een specifieke toepassing die ze hebben ontworpen, te integreren in ons softwarepakket."
Factuur header
Onder de motorkap
Via een API – afkorting van Application Programming Interface, een koppeling op basis waarvan een computerprogramma kan communiceren met een ander programma – kan FreshERP koppelen met de toepassing van LogisticDocuments.com (en gebruikers zo inzicht geven in de reis van hun containers), met QC4U van AgriSoftware (waarmee kwaliteitskeuringen en inspectierapporten uitgewisseld worden) en met het datawarehouse van Progent (dat managementinformatie visueel maakt in dashboards). De gebruikers van FreshERP zien op hun computers geen aparte applicaties van deze partnerbedrijven. "We hebben die toepassingen als het ware onder de motorkap gekoppeld," aldus Hans. In de rest van dit artikel gaan we dieper in op nog een andere functionaliteit: het nauwkeurig extraheren van gegevens uit een binnenkomende factuur.
Daarvoor is vorig jaar een partnerschap aangegaan met Klippa. Dit Nederlandse bedrijf geeft Fresh IT Services de mogelijkheid om haar ERP – afkorting van Enterprise Resource Planning, een software die alle bedrijfsprocessen van verschillende afdelingen binnen een bedrijf met elkaar verbindt – te vergroten met Klippa DocHorizon API, een OCR-oplossing. Bij deze kan meteen dat laatste drieletterwoord worden geduid: OCR staat voor Optical Character Recognition, een techniek waarmee automatisch letters, cijfers en leestekens van een document worden afgelezen.
Van document tot data
Tijdrovend checkproces
"Stel: een AGF-bedrijf krijgt een factuur in PDF-vorm in de mailbox," vertelt Hans. "Die factuur moet gecontroleerd worden op allerlei data: producthoeveelheden, prijs, bedrijfsgegevens, bankgegevens, etc. Sommige bedrijven moeten tot 500 facturen per week nakijken en vergelijken met inkooporders. Dan gaat het checkproces algauw om ettelijke uren. Om dit proces te automatiseren zijn we op zoek gegaan naar een partij die OCR-software aanbiedt en bereid is om ons een API ter beschikking te stellen om de koppeling te maken met onze FreshERP-software."
Spookfacturen
Die partij werd vorig jaar gevonden in Klippa. "Gebruikers van FreshERP zien nu op het scherm inkoopfacturen rechts een preview van de factuur en links in afzonderlijke regels alle relevantie informatie op de desbetreffende factuur: btw-nummer, bedrag, adres, hoeveelheden, etc. De kantoormedewerker moet geen gegevens meer intikken en zelfs de controle met de inkooporder gebeurt in FreshERP automatisch. Als bijvoorbeeld de hoeveelheid van een bepaald product niet klopt met de effectief geleverde aantallen volgens de inkooporder, dan stuurt het programma een melding. Het systeem biedt bovendien een extra beschermlaag tegen spookfacturen, want het alarm gaat natuurlijk ook af als het rekeningnummer op de factuur afwijkt van de bankgegevens die voor de betreffende leverancier in de databank zitten. Even een belletje naar de leverancier zal meteen duidelijkheid brengen," legt Hans uit.
Factuur OCR
Andere documenttypes
Maar ook als de factuur op papier binnenkomt moeten geen gegevens handmatig worden ingegeven of gecontroleerd. "De factuur moet enkel worden ingescand. Daarvoor biedt ons zusterbedrijf, DNA Services, overigens een eenvoudige scanapplicatie, naast allerlei andere procesapplicaties die bepaalde deelprocessen digitaliseren. Ook voor klantspecifieke (web)-applicaties, naast bestaande platforms zoals FreshERP, kunnen klanten bij ons terecht."
En als gegevens vanuit een factuur automatisch kunnen worden afgelezen, dan kan dat bij uitbreiding natuurlijk van andere documenten, zoals palletlabels of ID-bewijzen. "De API kan een grote verscheidenheid aan documenttypes herkennen en het maakt niet uit of die gescand of gefotografeerd zijn," geeft Hans aan, die eraan toevoegt dat de abonnementskosten afhankelijk zijn van de hoeveelheid documenten die worden verwerkt.
Klippa
"Ik ben er trots op dat we invulling geven aan een globale trend zoals AI, maar dat we het ook praktisch maken voor de klant. Binnen het pakket FreshERP kunnen nu de inkoopfacturen, en binnenkort de vrachtbrieven of fuststromen, volledig gedigitaliseerd worden met behulp van software die gebruikmaakt van machine learning-algoritmes," besluit Hans.
Dit artikel verscheen eerder in editie 1, 39e jaargang van Primeur. Zie hiervoor www.agfprimeur.nl.
Voor meer informatie:
DNA Services B.V.
Sandelingenstraat 38b
3342 BM Hendrik-Ido-Ambacht
Tel: +31 (0) 78 65 45 777
wit@fresherp.nl
https://www.dnaservices.nl