Tholen - Op 1 mei 2016 is de nieuwe Europese douanewetgeving van kracht geworden en moeten alle lidstaten zorgen dat hun systemen aansluiten op die wetgeving. In Nederland zijn er al een aantal stappen in dit traject gezet en nu worden die systemen en de noodzakelijke aanpassingen geïmplementeerd in een nieuw systeem. Dit nieuwe systeem gaat het Douane Management Systeem heten en treedt uiterlijk 1 juli 2022 in werking.
Eén van de grote verschillen zit hem erin dat in de toekomst alle aangiften realtime moeten worden gedaan en niet meer zoals nu voor bedrijven die een vrijstelling hebben, periodiek achteraf. “En dat heeft impact op de organisatie, de processen en de controle in die processen,” zegt John Schutten, Product Manager bij Stratech dat zich richt op softwareoplossingen voor im- en exportprocessen. “Het is een nieuw systeem en wat het complex maakt, is dat processen veranderen.”
Logistiek
De impact van de veranderende processen zal voor de im- en exporterende AGF-branche vooral gevoeld worden in het logistieke traject. “Daar is de snelheid en efficiency van logistiek een belangrijk aspect. Oponthoud in de logistiek heeft in de AGF grote gevolgen omdat de schade immens is.”
John signaleert dat de overstap van eenmaal per maand achteraf aangifte doen naar het realtime aangifte doen het gevaar met zich meebrengt, dat de douane bij een eventuele controle voor logistiek oponthoud kan zorgen. Bij een aangifte achteraf is duidelijk dat er tijdens de aankomst van de goederen geen controle kan plaatsvinden. Bij een realtime aangifte is die zekerheid er niet.
Hoewel duidelijk is dat er veel gaat veranderen is er ook nog veel onbekend. John ziet daarbij voorbereiding als een cruciaal aspect. Hij maakt de vergelijking met Brexit. “Iedereen moet zorgen dat hij op tijd klaar is, maar als je afhankelijk bent van informatie die niet komt, hoe moet je je dan voorbereiden?”
De Product Manager geeft aan dat het in elk geval van belang is om goed op de hoogte te blijven van de wijzigingen. “Wij adviseren om een projectteam in het bedrijf te formeren om in kaart te brengen wat de wijzigingen zijn en hoe daarop aangepast kan worden. Als de wijziging dan straks helder is, kan het project gestart worden.”
Gegevens
Software kan in de wijzigingen van de processen een ondersteunende rol spelen. “Hoe ondersteun je het bedrijf aan de voorkant om te zorgen dat men de controle heeft over alle gegevens die nodig zijn voor de aangifte en de juistheid ervan?”
John geeft aan dat de aard van de gegevens niet gaat veranderen, maar wel het moment waarop ze worden vastgelegd en beschikbaar gemaakt aan de douane. En dat brengt een andere dynamiek met zich mee. “In de huidige situatie kan er wel tot 30 dagen zitten tussen de aankomst van de goederen en de aangifte. Daarmee is er speling om te zorgen dat de gegevens aanwezig zijn en juist. Nu moet aangifte worden gedaan op het moment dat de goederen er zijn. Dan moet je op dat moment zekerheid hebben dat de gegevens er zijn en dat ze juist zijn. Er komt meer druk op de juistheid van de data.”
Hij verwacht niet dat de software daarbij het struikelblok gaat zijn, maar ziet veel meer de voorbereidingen van de bedrijven als een probleem. “Als je zelf de eigenaar bent van de gegevens en de goederen dan is het relatief eenvoudig, maar als je afhankelijk bent van andere partijen, loop je daar weer een stukje risico en zijn afstemmingen met toeleveranciers en andere betrokken partijen noodzakelijk.”
Dit artikel verscheen eerder in editie 1, 35e jaargang van Primeur. Zie hiervoor www.agfprimeur.nl.
Voor meer informatie:
John Schutten
J.Schutten@Stratech.nl
website